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2019-09-23 11:06:48

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Word郵件合并制作上百份薪酬變動通知書及日期格式處理技巧



在Office中,先建立兩個文檔:一個WORD包括所有文件共有內容的主文檔和一個包括變化信息的數據源EXCEL,然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息,合成后的文件用戶可以保存為Word文檔,可以打印出來,也可以以郵件形式發出去,可以借用Word所提供的“郵件合并”功能實現批量制作名片卡、學生成績單、信件封面以及請帖等內容相同的功能

[  安卓用戶看上圖,蘋果用戶向左滑  ]

郵件合并在實際工作中是超級實用的,尤其對于HR來說,學會這個功能再也不用愁制作上百份的通知了(想想都是一陣熱風飄過),今天小編通過一個案例分享有關郵件合并的技巧。

第一步:準備素材

準備一份通知模板和一份Excel數據,并且放在同一個文件夾下 ,這點很重要,千萬不要自作聰明哦。

如下圖所示:


第二步:合并郵件

打開Word模板,點擊【郵件】,選擇【開始郵件合并】下拉菜單中的【電子郵件】,然后點擊【選擇收件人】——【使用現有列表】,選擇你需要的數據,之后再選擇【插入合并于】,根據需要選擇合適的內容。這里的其他選項功能,感興趣的朋友也可以嘗試操作下

下面是GIF動畫,不了解的朋友可以對照操作下:



第三步:完成合并

到第二步,我們已經完成相應的數據插入,之后可以通過完成并合并全部內容即可自動生成相應的文檔。

具體如圖所示:

假如遇到一個Word日期格式與Excel格式不一致時,要如何更改Word日期呢?比如將圖3的日期格式7/23/2018轉換為圖4的2018年07月23日樣式?



解決方法:

首先先完成郵件合并的基本操作,但不用著急完成合并,在插入合并域后,先選中日期內容,然后按Shift+F9鍵切換到域,之后在域的內容中輸入“ \@YYYY年MM月DD日”,最后再次按Shift+F9即可快速更改你的時間格式。

具體操作可以看下面的動畫:

注意:這里更改域時,\符號與前面內容是有一個空格的,這點一定要注意。

郵件合并主要是為了方便,批量發送文件的時候使用。必定一個一個的搞,將是非常費時間和費力的事情,我們可以通過郵件合并來解決這個難題,從而使我們的工作簡化。好了,以上就是關于word郵件合并的分享了,大家學會了嗎?有什么問題歡迎大家留言哈

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